Поставщик говорит, что отправил УПД, в веб-кабинете оператора ЭДО документ виден, а в 1С его нет. Обычно причина не в 1С как таковой, а в одном из звеньев между оператором и вашей базой: обмен не запускался, документ ушёл на другой адрес, сертификат не подходит или документ пришёл, но ждёт сопоставления. Разберём, как найти это звено, не ломая настроек.
Коротко
- Сначала запустите обмен вручную кнопкой «Отправить и получить». В файловой базе автоматический обмен работает только тогда, когда 1С открыта.
- Сверьте идентификатор участника ЭДО: контрагент мог отправить документ на другой ваш идентификатор, не тот, что подключён в 1С.
- Для обмена 1С подтверждает доступ к оператору сертификатом электронной подписи. Просроченный или «не тот» сертификат — и новые документы не загружаются.
- Документ может уже лежать в 1С, но ждать сопоставления контрагента или номенклатуры. Тогда электронный документ есть, а поступления в учёте ещё нет.
- Если контрагент работает у другого оператора, без настроенного роуминга документы до вас не дойдут.
Как документ попадает в 1С
Путь документа выглядит так: программа поставщика → его оператор ЭДО → (если операторы разные, роуминг между ними) → ваш оператор → ваша 1С. Документ адресуется не на ИНН, а на идентификатор участника ЭДО — уникальный адрес организации в системе ЭДО, что-то вроде номера почтового ящика. У одной организации может быть несколько идентификаторов у одного или разных операторов: например, один подключён в 1С, а другой когда-то создали для веб-кабинета.
1С сама обращается к серверу оператора и забирает новые документы. Чтобы оператор их отдал, 1С подтверждает доступ сертификатом электронной подписи, указанным в настройках. Получив документ, 1С показывает его в списке входящих, а учётный документ (например, «Поступление товаров и услуг») создаётся после того, как вы сопоставите контрагента и номенклатуру.
Сбой возможен на любом шаге, поэтому проверять лучше по порядку.
Где искать входящие документы в 1С
Названия разделов зависят от конфигурации и версии встроенной библиотеки ЭДО. В типовых конфигурациях входящие документы собраны в рабочем месте «Текущие дела ЭДО». В зависимости от версии оно открывается из разделов «Продажи» и «Покупки» или из отдельного раздела «ЭДО». Там же есть архив электронных документов, где видны все документы, включая уже обработанные.
Прежде чем искать неисправность, проверьте отборы: если в базе несколько организаций, документ может оказаться в списке другой организации. Посмотрите и период, и вкладку с документами, которые требуют действий.
Проверка по шагам
- Запустите обмен вручную. В «Текущих делах ЭДО» нажмите «Отправить и получить». Если 1С попросит PIN-код или пароль сертификата, введите его. Если появилось сообщение об ошибке, сохраните его текст целиком (снимок экрана подойдёт): по нему видно, на каком шаге остановился обмен.
- Сверьте идентификатор. В веб-кабинете оператора откройте пропавший документ и посмотрите, на какой идентификатор получателя он пришёл. Затем в 1С откройте настройки учётной записи ЭДО. В зависимости от версии они называются «Учетные записи ЭДО» или «Профили настроек ЭДО» и находятся в разделе «Администрирование» → «Обмен электронными документами». Если идентификаторы разные, документ ушёл в «другой ящик». Выход — попросить контрагента отправлять документы на идентификатор, подключённый в 1С (обычно для этого заново обмениваются приглашениями), или подключить в 1С нужную учётную запись.
- Проверьте сертификат. В той же учётной записи посмотрите, какой сертификат указан и не истёк ли он. После продления подписи в настройках часто остаётся старый сертификат. Если в учётной записи есть кнопка проверки (обычно «Тест настроек» или похожая), запустите её. Токен с подписью должен быть подключён к компьютеру.
- Проверьте подключение к сервису. Для работы с 1С-ЭДО программа использует интернет-поддержку пользователей 1С. Убедитесь, что интернет-поддержка в программе подключена, а условия использования сервиса (например, договор 1С:ИТС) действуют. Если не уверены, уточните у партнёра 1С, который обслуживает вашу программу.
- Проверьте настройки обмена с контрагентом. В списке приглашений или настроек обмена с контрагентами найдите этого поставщика. Если приглашение не принято или отклонено, обмен с ним может не работать.
- Если контрагент у другого оператора, уточните, настроен ли роуминг между операторами. Без него документ может не дойти даже до вашего веб-кабинета.
- Проверьте автоматический обмен. В файловой базе фоновые задания выполняются только во время работы 1С: если программа всю ночь была закрыта, утром документы появятся после первого обмена. В клиент-серверной базе за расписание отвечает регламентное задание на сервере — его состояние проверяет администратор.
Не удаляйте учётную запись ЭДО и не создавайте новую «на пробу». При создании может появиться ещё один идентификатор, и документы контрагентов начнут расходиться по разным адресам. Сначала выясните, какой идентификатор знают ваши поставщики.
Документ пришёл, но поступления нет
Электронный документ и документ учёта в 1С — разные вещи. Входящий УПД может уже быть в «Текущих делах ЭДО», но поступление по нему ещё не создано. Так бывает, если:
- Контрагент не сопоставлен. 1С ищет отправителя в справочнике контрагентов по ИНН и КПП. Если такого контрагента нет или у него указаны другие реквизиты, программа предложит выбрать или создать его.
- Номенклатура не сопоставлена. Названия товаров у поставщика и у вас обычно не совпадают. 1С попросит один раз указать, какой позиции вашего справочника соответствует каждая строка поставщика, и запомнит выбор.
- Документ уже обработали в веб-кабинете. Если его подписали в кабинете оператора, в 1С он может прийти уже в итоговом состоянии и не попасть в список задач. Ищите такие документы в архиве. Лучше договориться работать в одном месте — либо в 1С, либо в веб-кабинете.
После сопоставления создайте или проверьте документ поступления и подпишите входящий УПД со своей стороны, если это требуется.
Что видите и что это значит
| Что видите | Частая причина | Что сделать |
|---|---|---|
| В веб-кабинете оператора документ есть, в 1С его нет совсем | Обмен не запускался или документ пришёл на другой идентификатор | Нажать «Отправить и получить», сверить идентификатор получателя с учётной записью в 1С |
| При обмене 1С выдаёт ошибку, связанную с сертификатом | Истёк сертификат, в настройках указан старый, не подключён токен | Подключить токен, проверить срок, указать в учётной записи действующий сертификат |
| Документы перестали приходить сразу после продления подписи | В учётной записи ЭДО остался прежний сертификат | Добавить новый сертификат в настройки учётной записи |
| От одних поставщиков документы приходят, от другого нет | Не принято приглашение, контрагент у другого оператора без роуминга, отправка на другой идентификатор | Проверить статус приглашения, уточнить у контрагента его оператора и ваш идентификатор, на который он отправляет |
| Документ виден, но висит в «требующих действий» | Не сопоставлены контрагент или номенклатура | Открыть документ и выполнить сопоставление |
| Документы появляются только днём, когда кто-то работает в 1С | Файловая база, обмен идёт только при открытой программе | Запускать обмен вручную в начале работы или обсудить с администратором другой режим |
Если документы так и не появились, а текст ошибки обмена не проясняет причину, настройку ЭДО и электронной подписи можно поручить специалисту удалённо: для разбора обычно нужен снимок ошибки и доступ к компьютеру, к которому подключена подпись.
Частые вопросы
Можно ли работать с документами одновременно в 1С и в веб-кабинете оператора?
Технически да, но это частый источник путаницы: документ, обработанный в одном месте, в другом может отображаться не так, как вы ожидаете. Удобнее выбрать одно основное место работы и договориться об этом внутри бухгалтерии.
Поставщик говорит, что отправил документ, а в веб-кабинете оператора его тоже нет. Что делать?
Значит, проблема до 1С. Попросите поставщика проверить статус отправки и назвать идентификатор, на который ушёл документ. Если вы у разных операторов, уточните, настроен ли между ними роуминг.
Где посмотреть свой идентификатор участника ЭДО?
В 1С — в настройках учётной записи ЭДО, в веб-кабинете оператора — в сведениях об организации. Если идентификаторов несколько, сообщите контрагентам тот, который подключён в 1С.
Документы приходят с задержкой. Это нормально?
При автоматическом обмене 1С обращается к оператору по расписанию, поэтому небольшая задержка возможна. Если документ нужен сейчас, нажмите «Отправить и получить».